REGLEMENT INTERIEUR

Le présent règlement intérieur complète et précise les Statuts de l’Association des Diplômés de l’INP-HB et des Ex Grandes Ecoles de Yamoussoukro (en abrégé, INP-HB Alumni) dont il fait partie intégrante.

TITRE I : DES DROITS ET DES DEVOIRS

Article 1 : Vote – Adhésion

Alinéa 1 : Seuls les Membres actifs ont droit de vote en Assemblée Générale.

Alinéa 2 : Tous les Membres de l’Association doivent se plier aux décisions (résolutions) prises en Assemblée Générale.

Alinéa 3 : Tous les Membres doivent adhérer et participer aux objectifs visés par les statuts de l’Association.

Alinéa 4 : L’adhésion à l’Association se traduit d’une part par le paiement d’un droit d’adhésion obligatoire et d’autre part, par l’engagement de se conformer aux statuts et règlements intérieurs.

Par ailleurs, le non-respect des statuts et règlements intérieurs par un Membre le prédispose aux sanctions disciplinaires définies dans le règlement disciplinaire.

Article 2 : Droit d’adhésion

Alinéa 1 : Le paiement des droits d’adhésion est obligatoire pour tous les membres de l’association. Il s’effectue en une fois et une seule fois pour chaque membre.

Alinéa 2 : Toute personne réintégrant l’association à l’issue d’un départ volontaire ou non devra s’acquitter à nouveau d’un droit d’adhésion.

Article 3 : Cotisation

Alinéa 1 : Le montant de la cotisation annuelle, exigible pour l’exercice en cours, est adopté par l’Assemblée Générale, sur proposition du Bureau Exécutif, après avoir entendu la présentation des rapports moral et financier de l’exercice écoulé et de la prévision du budget pour l’exercice en cours ou à venir.

Alinéa 2 : La cotisation annuelle est due quelle que soit la date d’adhésion d’un Membre dans l’Association. Toute adhésion nouvelle n’entraîne pas de régularisation pour les années antérieures.

Alinéa 3 : Le règlement des cotisations s’effectue en un ou deux versements, au plus tard trois mois après la tenue de l’Assemblée Générale qui en a déterminé les montants.

Des rappels sont adressés aux Membres en retard de paiement de leur cotisation. Un Membre en retard de paiement, non justifié, de deux années consécutives peut être considéré comme démissionnaire.

Article 4 – Prestations

Le règlement de la cotisation permet d’accéder aux services et activités de l’Association. Il pourra donner accès à la fourniture des articles et supports d’information de l’Association. Ces prestations peuvent être suspendues d’office à tout Membre en retard de paiement de sa cotisation annuelle.

TITRE II : DE L’ASSEMBLEE GENERALE

Article 5 – Dispositions générales

Alinéa 1 : La convocation à l’Assemblée Générale est adressée au moins un mois à l’avance aux Membres de droit, au sens de l’article 6 des statuts. Elle comprend :

• • • • La lettre de convocation ;

      • L’ordre du jour ;

– Les propositions de résolutions et d’amendements.

Alinéa 2 : Le rapport moral, le rapport financier, et les prévisions budgétaires pour l’exercice en cours ou à venir, doivent être disponibles au siège de l’Association au moment de la convocation de l’Assemblée Générale devant y statuer.

Ces documents doivent également être communiqués par messagerie à l’ensemble des Membres pour information, lors de la convocation de l’Assemblée.

Article 6 – Candidatures

Alinéa 1 : Les candidats aux différents postes doivent manifester individuellement leur candidature à un Comité Electoral qui sera constitué à cet effet.

Alinéa 2 : Le Comité Electoral est mis en place un (1) mois avant la date de tenue de l’Assemblée Générale Elective. Les Membres de ce comité ne peuvent présenter leur candidature à quelque fonction élective durant leur mandat.

Alinéa 3 : Le Comité Electoral est constitué de trois Membres de droit nommés par le Président de l’Association. Le président du Comité Électoral n’est pas éligible à voter dans toute élection dont il a la supervision à moins qu’il y ait égalité des votes, auquel cas il a voix prépondérante.

Alinéa 4 : La candidature sur papier libre, comporte les éléments suivants de présentation : nom, prénoms, promotion (année d’entrée et de sortie), profession, secteur d’activité professionnelle, éventuellement activités passées au profit de l’école, des étudiants et/ou de l’Association, ainsi qu’une brève déclaration d’intentions dans laquelle le candidat formule ses motivations et ses objectifs.

Elle peut se faire également par messagerie électronique à l’adresse de l’association ou à une adresse en tenant lieu. Cette adresse devra avoir été communiquée aux membres de l’association dans le même message tenant lieu de convocation.

Alinéa 5 : Le Comité Electoral dispose d’un délai maximal de 72 heures pour examiner l’ensemble des candidatures et valider celles qui en remplissent les conditions. Il arrête définitivement la liste des candidats deux semaines avant la date de tenue de l’Assemblée Générale Elective.

Article 7 – Bulletin de vote

Le bulletin de vote comporte le nom, la spécialité et la promotion des différents candidats. Il ne sera disponible que le jour de l’Assemblée Générale Elective.

En cas d’indisponibilité de bulletins de vote pré-imprimés, des supports papiers vierges comportant sur l’une des faces, la signature du Président du Comité Electoral pourront être utilisés comme bulletins de vote.

Article 8 – Organisation des élections

Alinéa 1 : Sont éligibles ou électeurs les seuls Membres actifs de l’Association.

Alinéa 2 : La liste des candidatures retenues est diffusée par le Comité Electoral au plus tard deux semaines avant la tenue de l’Assemblée Générale Elective.

Alinéa 3 : Tout Membre est autorisé à voter par correspondance. Pour cela, il doit faire parvenir par e-mail, ou par courrier copie d’une délégation de vote au Comité Electoral au plus tard deux jours avant l’Assemblée Générale.

Alinéa 4 : Le vote s’exprime soit en cochant le nom du candidat de son choix, soit en inscrivant le nom du candidat de son choix sur le bulletin de vote vierge.

L’enveloppe de vote ne peut contenir qu’un seul bulletin qui ne doit comporter aucune trace d’identification.

Toute infraction à ces règles entraîne la nullité du vote.

Alinéa 5 : Si un candidat renonce à sa candidature pour quelques raisons que ce soit avant le dépouillement, les votes le concernant ne sont pas pris en compte.

Alinéa 6 : Sont proclamés élus, les candidats ayant obtenu la majorité absolue (au moins 50% + 1 voix). Si au premier tour aucun candidat n’a obtenu la majorité requise, il est procédé à un second tour au niveau des deux (02) candidats ayant obtenu le plus de voix.

En cas d’égalité des voix, le président du comité électoral vote pour départager les candidats (cf. Article 6, Alinéa 3 des Statuts).

Article 9 – Opérations de dépouillement des votes

Alinéa 1 : Un Bureau de dépouillement des votes, ouvert aux Membres de l’Association, est présidé par le président du Comité Electoral ou un membre qu’il aurait désigné à cet effet. Pour des questions de transparence, chaque candidat pourra se faire représenter auprès du Comité Electoral par une personne désignée à l’ouverture de l’Assemblée Générale pour y défendre ses intérêts et attester de la régularité du scrutin.

Alinéa 2 : Le Président de ce Bureau de dépouillement reçoit les enveloppes de vote, ordonne le dépouillement, surveille la régularité des opérations, vise et comptabilise les bulletins nuls ou blancs et signe les procès verbaux de dépouillement. Les résultats sont proclamés dès la clôture des opérations de dépouillement et annexés au procès-verbal de délibérations de l’Assemblée Générale.

TITRE III : DES ATTRIBUTIONS DES MEMBRES DU BUREAU EXECUTIF

Article 10 : Le Président

Le Président est responsable de la bonne marche de l’Association dont il fait appliquer les décisions.

1. Il supervise toutes les activités de l’Association ;

2. Il représente l’Association dans tous les actes de la vie civile et est investi de tout pouvoir à cet effet ;

3. Il ordonne la convocation et préside les réunions du Bureau Exécutif et les Assemblées Générales dont il signe les procès –verbaux (PV) ;

4. Il ordonnance les dépenses de l’Association

5. En cas d’absence ou de maladie, il est remplacé par un Vice-Président ;

6. Il peut déléguer certains de ses pouvoirs à ses Vice-Présidents.

Article 11 : Les Vice – Présidents

Les Vice-Présidents aident le Président dans ses fonctions et le remplacent en cas d’absence. Dans pareils cas, leurs pouvoirs se trouveront encadrer par la fiche de passation qu’ils auraient reçue du président.

Le vice-président assurant l’intérim du président devra :

1. Coordonner et assurer les activités du Bureau Exécutif,

2. Veiller en outre à la réalisation des objectifs des commissions.

3. Rendre compte au président de son intérim dès son retour. Ce compte rendu devra se faire par écrit puis verbalement à l’issue d’une séance de travail ultérieure entre le Président et son intérimaire.

Article 12 : Le Secrétaire Exécutif

1. Il assure la permanence de l’animation de l’Association ;
2. Il est chargé de l’organisation de l’Association, du recensement et de la mobilisation des membres ;
3. Il rédige les procès-verbaux des réunions du Bureau Exécutif et des Assemblées Générales ;
4. Il assure la correspondance de l’Association et en tient les archives ;
5. Il convoque les Assemblées Générales et les réunions du Bureau Exécutif sur requête du Président ;
6. Il perçoit une rémunération préalablement approuvée en Assemblée Générale, sur proposition du Bureau Exécutif. En d’autres termes, il dispose d’un emploi salarié au sein de l’Association ;
7. Il ne prend pas part aux délibérations du Bureau Exécutif relatives à ses conditions de rémunération.

Article 13 : Le Directeur Financier

1. Il gère les ressources financières de l’Association,

2. Il recouvre les cotisations et initie les actions nécessaires à une mobilisation des ressources nécessaires au bon fonctionnement de l’Association ;

3. Il tient la comptabilité de l’Association ;

4. Il exécute les dépenses ordonnancées par le Président ;

5. Il gère les biens mobiliers et immobiliers de l’Association ;

6. Il doit conserver les preuves comptables auxquelles l’Assemblée Générale et les Commissaires aux comptes peuvent se référer ;

7. Il peut déléguer ses pouvoirs au Directeur Financier Adjoint.

Article 14 : Directeur Financier Adjoint

1. Il aide le Directeur Financier dans ses tâches et fonctions.

2. Il le remplace en cas d’absence.

Article 15 : Le Directeur Marketing et Communication :

Le Directeur Marketing et Communication aura la charge de :

1. La communication et la promotion de l’Association auprès de ses partenaires ;

2. Veiller à la préservation et à l’amélioration de l’image de marque de l’Association ;

3. Superviser l’animation des outils et canaux de communication de l’association : site web, réseaux sociaux, etc.

4. Gérer les relations avec la presse écrite, audio et visuelle ;

5. Promouvoir l’Association sur les réseaux sociaux et autres sites web de référence (Facebook, LinkedIn, Twitter, etc…).

6. Gérer les archives Audio, Vidéo et images de l’Amicale.

7. Mener des actions en vue d’accroître le nombre de membres inscrits sur le site web l’Association.

Article 16 : Le Directeur de l’Insertion et de la Mobilité Professionnelle

Au sein du Bureau Exécutif, la mission du Directeur de l’Insertion Professionnelle et de la Mobilité Professionnelle consistera à :

1. Élaborer la stratégie d’insertion professionnelle des étudiants en fin de cycle et des jeunes diplômés ;

2. Recenser les opportunités de stages et d’emplois auprès des membres de l’association, aussi bien auprès de personnes physiques que de personnes morales ressources ;

3. Promouvoir la qualité et la compétence professionnelle des Diplômés auprès des cabinets de recrutements nationaux et internationaux ;

4. Concevoir et promouvoir les rencontres d’encadrement et de promotion des carrières professionnelles en faveur des cadets étudiants ;

Article 17 : Le Directeur Informatique

La mission du Directeur Informatique aura pour mission :

1. La conception, le développement et l’administration technique du site web de l’association ;

1. La vérification de la qualité de membre de droit des candidats à l’adhésion ;

2. L’administration de la base de données des membres de l’Association ;

3. La gestion de la sécurité du système informatique étendu aux canaux de communication de l’Association ;

4. Le développement de tout projet informatique pour le compte ou à la demande de l’Association.

Article 18 : Le Directeur de la Formation et des Relations avec les Etudiants

Il sera chargé de :

1. Veiller à l’amélioration constante de la qualité de la formation des cadets étudiants ;

2. Sensibiliser les Diplômés sur la nécessité d’une implication plus accrue dans la formation des étudiants, notamment par l’animation de séminaires et de modules académiques à leur intention ;

3. Contribuer à recruter des professionnels praticiens pour le renforcement de l’effectif du Personnel enseignant de l’institut, en coordination avec la Direction de l’Institut ;

4. Être à l’écoute des préoccupations socio académiques des étudiants.

Article 19 : Le Directeur de la Recherche et du Développement

Le Directeur de la Recherche et du Développement aura pour mission de coordonner les activités suivantes :

1. L’étude et la mise en œuvre de projets pour le compte de l’association ;

1. Le recensement ou la conception d’idées de projets

2. L’identification de projets socio-économiques susceptibles d’être développés par l’association ;

3. L’élaboration d’études de faisabilité de divers projets ;

4. Le développement de nouveaux axes de recherche sur des produits nouveaux ou des adaptations de produits / services, afin de répondre à des demandes du bureau exécutif.

5. Répartir les tâches en fonction des compétences et des spécialités des ingénieurs de recherche et développement en accord avec la direction.

6. Présenter régulièrement les résultats d’état d’avancement des projets de recherche.

7. Ajuster le projet en fonction des résultats et des choix de la direction.

8. Recruter et manager une équipe composée d’ingénieurs et de techniciens de recherche et développement.

9. L’élaboration d’études de projets pour le compte de tiers ;

10. La commercialisation de diverses prestations à l’endroit de tiers (études, conseils & assistance, mise en relation, lobbying, etc…)

Article 20 : Le Directeur de la Logistique

Sous l’autorité du Président de l’association, le Directeur de la Logistique aura pour mission de :

1. Préparer le planning d’exécution des travaux préparatoires à chacune des activités de l’Association ;

2. Superviser l’exécution pratique et effective des manifestations de l’Association par ses collaborateurs (Logistique & Transport, mise en place diverses, location et supervision de la sono, etc…) ;

3. Mettre en place toute procédure visant à améliorer l’organisation et la gestion de la logistique et des approvisionnements éventuels de l’association.

Article 21 : Les Présidents de Commission

1. Ils sont chargés de l’organisation et la gestion pratique des commissions de l’Association dont ils sont responsables.
2. Ils sont nommés par le Président à qui ils rendent compte de leur gestion.

Alinéa 1 : Le Président de la Commission des Affaires Sociales

Sous la responsabilité directe du Président du Bureau Exécutif, le Président de la Commission des Affaires Sociales aura pour mission :

• Élaborer et appliquer la politique des affaires sociales de l’Association ;

• De recenser tous les cas sociaux (maladies, naissance, mariage, décès, etc.) des membres en vue d’organiser la solidarité des Diplômés en conséquence ;

• D’être à l’écoute des membres de l’association

Alinéa 2 : Le Président de la Commission des Affaires Culturelles et Sportives

Le Président de la commission des Affaires Culturelles et Sportives est chargé de l’organisation d’activités de divertissements, de promotion du sport et de la culture entre les membres de l’association.

Article 22 : Les Représentants Régionaux

Ils ont pour mission de promouvoir et implanter l’association sur tous les continents :

1. Afrique

2. Europe

3. Amériques

4. Asie

5. Océanie & Antarctique

Les représentants régionaux sont chargés, chacun en ce qui concerne sa zone d’intervention, de :

• Recenser les Diplômés présents dans la région sous leur responsabilité ;

• Rapprocher les Diplômés et renforcer les liens de solidarité et de fraternité entre les membres présents dans leur zone d’intervention ;

• Coordonner les activités de l’association dans leur zone ;

• Promouvoir et défendre les intérêts de l’association dans leur zone de couverture ;

• Saisir et orienter les opportunités en direction de l’Association et de l’INP-HB.

TITRE IV : DES ATTRIBUTIONS DU COMMISSARIAT AUX COMPTES

Article 23 : Le Commissaire aux comptes principal

• Il assure à tout moment le contrôle de la Comptabilité et consigne ses conclusions dans un rapport devant être transmis au Bureau Exécutif et à l’Assemblée Générale.

• Il doit obligatoirement faire au moins un contrôle par trimestre.

• Lors de l’Assemblée Générale, il est tenu de présenter un rapport sur la gestion du Bureau Exécutif.

Article 24 : Le Commissaire aux Comptes Adjoint

Il aide le Commissaire aux comptes dans ses fonctions et le remplace en cas d’empêchement.

TITRE V : DES ATTRIBUTIONS DES COMMISSIONS

Article 25 : Le Bureau Exécutif soumet à l’Assemblée Générale la constitution de commissions suivant les besoins spécifiques dont le rôle est d’étudier les problèmes

identifiés et proposer des solutions au Bureau Exécutif. Elles rendent compte de leurs activités au Président du Bureau Exécutif.

En cas d’urgence, il pourra procéder à la création de commissions à titre provisoire, dans l’attente de leur ratification par l’Assemblée Générale la plus proche.

Article 26 : Chaque commission a à sa tête un président nommé par le président du Bureau Exécutif.

Article 27 : Commissions permanentes

Les commissions permanentes de l’association sont :

1. La Commission des Affaires Culturelles et sportives ;

2. La Commission des Affaires Sociales

Alinéa 1 : La Commission des Affaires Sociales

Sous la responsabilité directe du Président du Bureau Exécutif, le Président de la Commission des Affaires Sociales aura pour mission :

• D’élaborer et appliquer la politique des affaires sociales de l’Association ;

• De recenser tous les cas sociaux (maladies, naissance, mariage, décès, etc.) des membres en vue d’organiser la solidarité des Diplômés en conséquence.

Alinéa 2 : Commission des Affaires Culturelles et Sportives

La commission des Affaires Culturelles et Sportives est chargée de l’organisation d’activités de divertissements, de promotion du sport et de la culture entre les membres de l’association.

Les présidents de ces commissions sont nommés par le Président de l’association à qui ils rendent compte de leurs activités.

TITRE VI : DES SECTIONS

Article 28 : En vue de favoriser l’extension de l’association et de la rendre plus proche de ses membres, le Bureau Exécutif peut autoriser ou procéder à la création des sections INP-HB Alumni aussi bien en Côte d’Ivoire qu’à l’étranger.

Article 29 : Les sections INP-HB Alumni sont organisées à l’instar de l’Association nationale conformément aux présents statuts et règlement intérieur.

TITRE VII : DES REUNIONS, DES DELIBERATIONS

Article 30 : Le Bureau Exécutif

Alinéa 1 : Le Bureau Exécutif se réunit au moins quatre (4) fois par an sur convocation du Président.

Alinéa 2 : Toute décision du Bureau Exécutif doit être prise après de larges discussions et à la majorité absolue des Membres présents. En cas de partage des voix, celle du Président l’emporte.

Article 31 : L’Assemblée Générale

Alinéa 1 : L’Assemblée Générale Ordinaire (AGO)

Elle est convoquée par le président du Bureau Exécutif ou par les 2/3 des membres actifs.

Elle est réunie au moins une fois par année sur convocation du Bureau Exécutif. Elle analyse le bilan de la gestion de l’Association et procède au renouvellement des organes à l’expiration de leur mandat, notamment les postes électifs selon la procédure de décision.

L’Association tient obligatoirement les Assemblées Générales ordinaires devant statuer sur :

1. L’élection du Président du Bureau Exécutif et des Commissaires aux comptes.

2. L’adoption du programme d’activités et du Budget de l’Association.

3. Les états financiers et le rapport de gestion en fin d’exercice.

L’assemblée devant statuer sur les états financiers et le rapport de gestion de l’exercice écoulé ainsi que le budget de l’exercice à venir, doit se tenir dans les trois mois suivants la fin de l’exercice, soit au 31 Mars de l’année suivante au plus tard.

Alinéa 2 : L’Assemblée Générale Extraordinaire

En dehors des causes de tenue d’Assemblée Générales Ordinaires ci-dessus présentées, l’Association peut tenir des Assemblées Générales Extraordinaires (AGE).

L’AGE est convoquée par le président du Bureau Exécutif ou par les 2/3 des membres actifs avec un ordre du jour bien défini.

Article 32 : Décisions des Assemblées Générales

Alinea1 : L’Assemblée Générale Ordinaire, pour délibérer valablement, doit être composée d’au moins 50% de ses membres actifs en première convocation et sans quorum en seconde convocation. Les délibérations sont prises à la majorité des voix des membres présents ou représentés.

Nul ne peut être muni de plus de trois pouvoirs y compris le sien.

Alinea2 : L’Assemblée Générale extraordinaire, pour délibérer valablement, doit être composée d’au moins 50% de ses membres actifs en première convocation et sans quorum en seconde convocation. Les délibérations sont prises à la majorité des voix des membres présents ou représentés.

Nul ne peut être muni de plus de trois pouvoirs y compris le sien.

Article 33 : Règlements disciplinaire et Financier

Sont annexés au règlement intérieur, les règlements suivants :

1. Règlement disciplinaire ;

2. Règlement financier.

TITRE VI : DISPOSITIONS DIVERSES

Article 34 : Sanctions et réhabilitation d’un membre :

La qualité de membre se perd par :

1. Démission ayant fait l’objet d’une demande écrite adressée au Président du Bureau Exécutif de l’Association des Diplômés.

2. Radiation par l’assemblée Générale sur proposition du Bureau Exécutif

3. Décès

Toutefois par décision de l’Assemblée Générale et à sa demande, le membre peut être réhabilité. Cependant, il sera impossible à un membre ayant fait l’objet d’une première exclusion de se faire réhabiliter une seconde fois par le Bureau Exécutif. En d’autres termes, le membre récidiviste perdra définitivement sa qualité de membre de l’Association.

ANNEXE 1 : REGLEMENT DISCIPLINAIRE

Le présent règlement disciplinaire renforce le règlement intérieur dont il fait partie intégrante.

Il a pour but de maintenir la discipline au sein de l’Association et de préserver l’image de marque recherchée dans le label INP-HB.

Article 35 : Organe Disciplinaire

Le Bureau Exécutif est l’organe disciplinaire de l’Association. Il veille au maintien de la discipline au sein de l’Association et fixe la date d’entrée en vigueur des sanctions et son mode d’exécution.

Article 36 : Absences

Alinéa 1 : Assemblées Générales

Tout Membre absent à plus de trois Assemblées Générales consécutives sans justification, sera considéré comme démissionnaire par le Bureau Exécutif.

Alinéa 2 : Au sein des Commissions de l’Association

Tout Membre absent à trois réunions coArticle 37 : Justification des absencesnsécutives sans justification ne fera plus partie de cette Commission. Toutefois il reste toujours Membre de l’Association.

Tout Membre absent à trois réunions consécutives d’une Commission, bien qu’étant justifiées, peut ne plus faire partie de cette Commission. La décision revient au Secrétaire de la Commission qui jugera de la participation effective ou non du Membre aux activités de la Commission.

Alinéa 3 : cas particulier des Membres a l’extérieur du pays

Les Alinéa 1 et Alinéa 2 ne s’appliquent pas aux Membres de l’Association résidant ou travaillant à l’extérieur du pays.

Article 37 : Justification des absences

En cas d’absence ou d’empêchement définitif à une réunion ou Assemblée Générale, le Membre doit utiliser tous les moyens pour le signaler au Secrétaire Général de l’Association ou au Secrétaire de la commission dont il fait partie.

Dans le cas contraire son absence sera considérée comme injustifiée.

Dispense d’assiduité

• Lorsque les circonstances et les conditions sont approuvées par le Bureau Exécutif, ce dernier peut autoriser une absence de plus de 12 mois d’un membre.

• Si l’âge du membre ou son état de santé ne lui permettent pas de prendre valablement part aux activités de l’association, et que le membre a demandé par écrit au Bureau Exécutif d’être dégagées de ses obligations d’assiduité, le Bureau Exécutif peut accéder à sa requête

Article 38 : Maintien de l’image de marque

Tout Membre doit éviter d’orienter l’Association vers d’autres buts que ceux qui lui ont été assignés par les présents statuts, sous peine de sanctions.

Article 39 : Paiement des cotisations

Tout Membre a l’obligation de s’acquitter de sa cotisation.

En cas de non paiement d’une cotisation le Membre est passible de sanction.

Article 40 : Les sanctions disciplinaires

Les sanctions suivantes sont applicables :

• L’avertissement

• Le blâme

• La suspension

• L’exclusion

L’avertissement, le blâme, la suspension sont prononcées par le Bureau Exécutif.

L’exclusion d’un Membre est décidée par l’Assemblée Générale sur proposition du Bureau Exécutif, après l’avoir entendu.

Article 41 : Actes d’indiscipline

Sont considérés comme actes d’indiscipline :

1. Toute violation délibérée des statuts et du règlement intérieur ;
2. Les abus de pouvoir ;
3. Le refus d’appliquer les décisions prises au sein du Bureau ;
4. Tout préjudice grave porté aux intérêts de l’Association

ANNEXE 2 : REGLEMENT FINANCIER

Le règlement financier de l’Association s’inscrit dans l’ensemble des dispositions législatives et réglementaires s’appliquant aux associations en matière comptable et financière.

Il définit les conditions dans lesquelles les engagements de dépenses et les conclusions de contrats ou marchés sont effectués.

Article 42 : Organisation comptable

L’Association dispose d’une Direction Financière.

Ce service fonctionne selon des procédures administratives et financières définies par le Bureau Exécutif.

La répartition des responsabilités et des tâches est la suivante :

• L’Assemblée Générale

L’Assemblée Générale de l’Association définit, oriente et contrôle la politique générale de l’Association. Elle entend chaque année les rapports sur la gestion du Bureau Exécutif et sur la situation morale et financière de l’Association. Elle approuve les comptes de l’exercice clos et vote le budget. Elle fixe les cotisations dues par les Membres de droit.

Sur la proposition du Bureau Exécutif, elle adopte le règlement financier.

• Le Bureau Exécutif

Le Bureau Exécutif de l’Association suit l’exécution du budget.

Le Bureau Exécutif a compétence et tous les pouvoirs pour assumer la gestion courante de l’Association dans le cadre des statuts et règlements et des directives ou options prises par l’Assemblée Générale à laquelle il rend compte de ses principales décisions.

• Le Président du Bureau Exécutif

Le Président du Bureau Exécutif ordonnance les dépenses.

• Directeur Financier

Le Directeur Financier du Bureau Exécutif s’assure de la bonne tenue des comptes et des finances de l’Association.

• Le Commissariat aux comptes

L’Assemblée Générale désigne deux Commissaires aux comptes dont le mandat et la compétence sont régis par les normes de la profession. Sa mission est la suivante :

1. Contrôler les comptes annuels de l’Association,

2. Procéder aux vérifications spécifiques et informations prévues par la loi.

3. Ils peuvent se faire communiquer en cours d’année tous les documents comptables. Ils désignent l’un d’entre eux pour présenter leur rapport à l’Assemblée Générale.

Article 43 : Budget

Alinéa 1 : Préparation du budget

Le budget de l’Association est préparé par le Bureau Exécutif.

Alinéa 2 : Approbation du budget

Après validation par le Bureau Exécutif, il est soumis à l’approbation de l’Assemblée Générale.

Article 44 : Tenue de la comptabilité

La comptabilité de l’Association est gérée annuellement du 1er Janvier au 31 Décembre.

Alinéa 1 : Types de comptabilité

La Direction Financière de l’Association tient une comptabilité générale et une comptabilité analytique.

Alinéa 2 : Documents comptables et financiers

La Direction Financière édite au minimum :

1. Chaque mois : un récapitulatif analytique,

2. Chaque semestre : un grand livre analytique,

3. Chaque année : un bilan, un compte de résultats de type associatif et ses annexes, un bilan fiscal,

4. Tous documents comptables et financiers demandés par le Président du Bureau Exécutif, et les Commissaires aux comptes.

Alinéa 3 : Classement des pièces comptables
La Direction Financière classe toutes les pièces comptables selon la nature des documents : banques, partenaire, social…

Article 45 : Règles d’engagement des dépenses

Alinéa 1 : Délégation générale
Le Président de l’Association est seul habilité à signer les engagements pour tout acte relatif à l’activité de l’Association. Néanmoins, il peut déléguer sa signature pour tout acte permettant d’assurer le bon fonctionnement de l’Association à un de ses collaborateurs, en considération de leur rang hiérarchique.

Il s’ensuit :

Alinéa 1-1 : Contrats
Le Président de l’Association est seul signataire des contrats ou avenants conclus dans le cadre des accords de partenariat, des accords commerciaux, d’avenants importants ou de tous contrats ou avenants conclus avec les collectivités et les autres partenaires.

Le Président de l’Association peut signer tous les autres engagements de dépenses de l’Association, conformément au mode de fonctionnement des comptes définis dans les statuts (art. 25, Président + Directeur Financier ou Président + Directeur Financier Adjoint).

Alinéa 1-2 : Achats
Tout élu, tout représentant dûment mandaté de l’Association ou tout Membre de l’Association doit solliciter un visa préalable du Président ou d’un mandataire pour tout achat, dépense ou avenant.

Tout engagement d’achat doit être systématiquement transmis à la Direction Financière et comporter un devis ou une pro forma, un bon de commande ;

Alinéa 2 : Frais de mission et perdîmes

D’une manière générale, les frais de repas, transports, hébergements et divers frais engagés dans le cadre des déplacements le sont avec la plus grande rigueur.

Alinéa 3 : Divers

Toutes autres dépenses engagées dans l’intérêt de l’Association sont remboursées sur justificatifs, entrant dans la procédure des notes de frais.

Article 46 : Gestion du matériel

Alinéa 1 : Règles d’amortissement et procédures d’inventaire

Tout matériel qui doit faire l’objet d’un amortissement est numéroté et inscrit au registre annuel des investissements de l’Association.

La durée des amortissements est fonction des différents types de matériel.

Alinéa 2 : Inventaire général

Chaque année, le Bureau Exécutif procède à l’inventaire physique de tous les matériels.

L’année, le numéro d’ordre, le nom du fabricant, le type et le lieu de dépôt des matériels sont consignés dans un document remis à la Direction Financière.

Fait à Abidjan le 9 Avril 2016.

Le Secrétaire de séance Le Président de séance

ZON Hermann KOUASSI Césaire